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Exchange Backup 10 Jahre Aufbewahrung
Hallo zusammen. Aktuell beschäftigen mich ein paar Fragen zum Thema Office365/ Exchange.
1.10 Jahre Aufbewahrungspflicht sicherstellen
2.Kann man als Administrator verhindern, dass Mails durch Mitarbeiter gelöscht werden können? (Ich möchte quasi alles sichern, was der Benutzer im Postfach erhält und dies auch für 10 Jahre aufbewahren)
3.Sind die Anforderungen aus 1+2 mit Bordmitteln in der Exchange Online Welt realisierbar, oder benötigt man Drittanbieter Software
4.Welche Möglichkeiten nutzen Sie / nutzt Ihr in ihren / euren Umgebungen
Vielen Dank
Freundliche Grüße
1.10 Jahre Aufbewahrungspflicht sicherstellen
2.Kann man als Administrator verhindern, dass Mails durch Mitarbeiter gelöscht werden können? (Ich möchte quasi alles sichern, was der Benutzer im Postfach erhält und dies auch für 10 Jahre aufbewahren)
3.Sind die Anforderungen aus 1+2 mit Bordmitteln in der Exchange Online Welt realisierbar, oder benötigt man Drittanbieter Software
4.Welche Möglichkeiten nutzen Sie / nutzt Ihr in ihren / euren Umgebungen
Vielen Dank
Freundliche Grüße
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Printed on: April 20, 2024 at 10:04 o'clock
24 Comments
Latest comment
Moin,
was Du suchst/brauchst nennt sich Email Archivierung und wird meist mit externen Tools realsiert.
Bei uns entscheidet das die Leitung, seit Monaten nichts mehr gehört, wahrscheinlich haben sie's vergessen
Gruss
was Du suchst/brauchst nennt sich Email Archivierung und wird meist mit externen Tools realsiert.
Bei uns entscheidet das die Leitung, seit Monaten nichts mehr gehört, wahrscheinlich haben sie's vergessen
Gruss
Moin moin ,
schau dir mal das Programm Mailstore an . Damit machen wir das.
Funktioniert tadellos
Gruss Michael
schau dir mal das Programm Mailstore an . Damit machen wir das.
Funktioniert tadellos
Gruss Michael
Hi
Nun dafür das die Revisionssichere Mail Archivierung seit 2017 Verpflichten ist, sollte dies Schnell nachgeholt werden.
Mit der Revisionssicherung ist es egal was der User macht.
Nur um mal ein Anbieter dazu zu nennen wäre
Mailstore
Aber es gibt auch etliche andere für die Archivierung.
Nun dafür das die Revisionssichere Mail Archivierung seit 2017 Verpflichten ist, sollte dies Schnell nachgeholt werden.
Mit der Revisionssicherung ist es egal was der User macht.
Nur um mal ein Anbieter dazu zu nennen wäre
Mailstore
Aber es gibt auch etliche andere für die Archivierung.
Hallo,
grundsätzlich: Was Du meinst nennt man Archivierung.
Zu 1:
Dazu mußt Du die Daten archivieren. Dazu gibt es massenweise Datensicherungsprodukte, welche nicht nur Backup, sondern auch Archivierungen machen. Dazu werden die Daten auf externe Datenträger (z.B.: Bänder) ausgelagert.
Zu 2:
Siehe dazu meinen Kommentar Zu 1. Indem Du die Daten archivierst, können die Mitarbeiter diese nicht mehr löschen, da diese keinen Zugriff auf das Archive haben sollten. D.h. wenn die Benutzer Daten aus den Archiven benötigen, musst Du diese wiederherstellen.
Zu 3:
Dafür benötigst Du Drittanbietersoftware für die Datensicherung / Archivierung.
Da Du weitere Details über Eure Umgebung nicht mitteilst, ist es schwierig, Empfehlungen zu geben. Du schreibst zwar daß Office 365 / Exchange benutzt wird. Ist das alles eine Cloudlösung oder teilweise Inhouse gehostet?
Hier ein paar Backupprodukte ohne Vollständigkeit:
Gruss Penny
grundsätzlich: Was Du meinst nennt man Archivierung.
Zu 1:
Dazu mußt Du die Daten archivieren. Dazu gibt es massenweise Datensicherungsprodukte, welche nicht nur Backup, sondern auch Archivierungen machen. Dazu werden die Daten auf externe Datenträger (z.B.: Bänder) ausgelagert.
Zu 2:
Siehe dazu meinen Kommentar Zu 1. Indem Du die Daten archivierst, können die Mitarbeiter diese nicht mehr löschen, da diese keinen Zugriff auf das Archive haben sollten. D.h. wenn die Benutzer Daten aus den Archiven benötigen, musst Du diese wiederherstellen.
Zu 3:
Dafür benötigst Du Drittanbietersoftware für die Datensicherung / Archivierung.
Da Du weitere Details über Eure Umgebung nicht mitteilst, ist es schwierig, Empfehlungen zu geben. Du schreibst zwar daß Office 365 / Exchange benutzt wird. Ist das alles eine Cloudlösung oder teilweise Inhouse gehostet?
Hier ein paar Backupprodukte ohne Vollständigkeit:
- Veritas Backup Exec for Mail
- IBM Spectrum protect (ehemals IBM Tivoli Storage Manager) for Mail
- VEEAM
Gruss Penny
Moin,
Hätte jetzt auch den Mailstore vorgeschlagen.
Nutzen wir ebenfalls seit 6 oder 7 Jahren und der rennt und rennt....
Migrationen auf jüngere Mailstore-Versionen sind ebenso problemlos, wie ein Upgrade des Exchange (zumindest damals von 2003 auf 2010)
Und das Teil ist bei vielen Stellen (Auditoren, Finanzbehörden, etc.) nicht unbekannt und gern gesehen (mein Eindruck jedenfalls)
Gruß
em-pie
Hätte jetzt auch den Mailstore vorgeschlagen.
Nutzen wir ebenfalls seit 6 oder 7 Jahren und der rennt und rennt....
Migrationen auf jüngere Mailstore-Versionen sind ebenso problemlos, wie ein Upgrade des Exchange (zumindest damals von 2003 auf 2010)
Und das Teil ist bei vielen Stellen (Auditoren, Finanzbehörden, etc.) nicht unbekannt und gern gesehen (mein Eindruck jedenfalls)
Gruß
em-pie
Ja. Aber die Frage ist eben, macht man sowas mit den Retention Policies out of the box und wenn ja wie, oder muss man wirklich Software zukaufen. In unseren Lizenz ist ein Archiv inkludiert. Geht dort viel mehr um die Automatisierung.
Wir nutzen Exchange Online. Wir haben einen on Prem Server, der aber nur dazu dient, die Postfächer lokal anzulegen und dann in die Cloud zu verschieben. Der on Prem hat keine Postfächer. Alles liegt in der Exchange Online Welt.
Zitat von @arccos:
Ja. Aber die Frage ist eben, macht man sowas mit den Retention Policies out of the box und wenn ja wie, oder muss man wirklich Software zukaufen. In unseren Lizenz ist ein Archiv inkludiert. Geht dort viel mehr um die Automatisierung.
Ja. Aber die Frage ist eben, macht man sowas mit den Retention Policies out of the box und wenn ja wie, oder muss man wirklich Software zukaufen. In unseren Lizenz ist ein Archiv inkludiert. Geht dort viel mehr um die Automatisierung.
Out of the Box geht es meines Wissens nach nicht rechtssicher.
Zitat von @kaiand1:
Hi
Nun dafür das die Revisionssichere Mail Archivierung seit 2017 Verpflichten ist, sollte dies Schnell nachgeholt werden.
Mit der Revisionssicherung ist es egal was der User macht.
Nur um mal ein Anbieter dazu zu nennen wäre
Mailstore
Aber es gibt auch etliche andere für die Archivierung.
Hi
Nun dafür das die Revisionssichere Mail Archivierung seit 2017 Verpflichten ist, sollte dies Schnell nachgeholt werden.
Mit der Revisionssicherung ist es egal was der User macht.
Nur um mal ein Anbieter dazu zu nennen wäre
Mailstore
Aber es gibt auch etliche andere für die Archivierung.
Hallo,
sehr pauschale Aussage...ist eben nicht für jeden verpflichtend. Selbst wenn die eMail nur als "Träger" genutzt wird und zum Beispiel eine Rechnung als PDF im Anhang vorhanden ist, muss diese nicht archiviert werden. Aber das nur am Rande.
Grüße
Hi,
Wenn du Hosted Exchange einsetzt, wird dein Rechenzentrum evtl. sogar eine Koorperation mit E-Mail-Archivierungsanbietern haben.
Und nein, GoBD ist nicht für jeden verpflichtend, da gilt es ganz genau hinzuschauen.
Und auch nein, irgendein Backup-Job, der PST-Dateien aus den einzelnen Exchange-Postfächern erstellt und wegsichert, ist auch nicht GoBD-konform, da PST-dateien jederzeit mount- und manipulierbar sind.
1.10 Jahre Aufbewahrungspflicht sicherstellen
Ok.2.Kann man als Administrator verhindern, dass Mails durch Mitarbeiter gelöscht werden können? (Ich möchte quasi alles sichern, was der Benutzer im Postfach erhält und dies auch für 10 Jahre aufbewahren)
Nein.3.Sind die Anforderungen aus 1+2 mit Bordmitteln in der Exchange Online Welt realisierbar, oder benötigt man Drittanbieter Software
https://www.reddoxx.com/4.Welche Möglichkeiten nutzen Sie / nutzt Ihr in ihren / euren Umgebungen
https://www.reddoxx.com/ Wenn du Hosted Exchange einsetzt, wird dein Rechenzentrum evtl. sogar eine Koorperation mit E-Mail-Archivierungsanbietern haben.
Und nein, GoBD ist nicht für jeden verpflichtend, da gilt es ganz genau hinzuschauen.
Und auch nein, irgendein Backup-Job, der PST-Dateien aus den einzelnen Exchange-Postfächern erstellt und wegsichert, ist auch nicht GoBD-konform, da PST-dateien jederzeit mount- und manipulierbar sind.
Zitat von @arccos:
Ja. Aber die Frage ist eben, macht man sowas mit den Retention Policies out of the box und wenn ja wie, oder muss man wirklich Software zukaufen. In unseren Lizenz ist ein Archiv inkludiert. Geht dort viel mehr um die Automatisierung.
Ja. Aber die Frage ist eben, macht man sowas mit den Retention Policies out of the box und wenn ja wie, oder muss man wirklich Software zukaufen. In unseren Lizenz ist ein Archiv inkludiert. Geht dort viel mehr um die Automatisierung.
Hallo,
ich würde auch Mailstore empfehlen. Die verfügbaren Richtlinien in Exchange sind nicht konform mit der Art und Weise wie sich das Finanzamt es vorstellt. Soll also heißen nicht Gesetzeskonform. Außerdem benötigt man dafür Exchange Enterprise Cals. Wenn du die nicht für was anderes schon brauchst dann würden diese zusätzlich fällig werden. Da nimmt sich Mailstore dann auch nicht mehr viel.
Grüße
Hallo,
sehr pauschale Aussage...ist eben nicht für jeden verpflichtend. Selbst wenn die eMail nur als "Träger" genutzt wird und zum Beispiel eine Rechnung als PDF im Anhang vorhanden ist, muss diese nicht archiviert werden. Aber das nur am Rande.
Grüße
sehr pauschale Aussage...ist eben nicht für jeden verpflichtend. Selbst wenn die eMail nur als "Träger" genutzt wird und zum Beispiel eine Rechnung als PDF im Anhang vorhanden ist, muss diese nicht archiviert werden. Aber das nur am Rande.
Grüße
Nun da er sich diesbezüglich ja nicht Richtig Informiert hat, würde er ja sonst die Fragen nicht Stellen.
Bei der Informierung zu Revisionssicherung hätte er dann auch die Infos was dazu gehört und was nicht und wie die User nix Verändern können....
Aber das nur am Rande.
Wir benutzen im Unternehmen
https://www.elo.com/de-de/loesungen/allgemeine-loesungen/e-mail-manageme ...
und sind zufrieden.
https://www.elo.com/de-de/loesungen/allgemeine-loesungen/e-mail-manageme ...
und sind zufrieden.
Wenn S/Mime end.to.end Verschlüsselung im Spiel ist, kann man eh alles vergessen. Da hilft auch kein Mailstore Programm.
Am Einfachsten geht noch. Journal-User mit eigener Datenbank / Postfach anlegen.
Journalfunktion der anderen Datenbanken einschalten.
Hilft auch wenn sich User eigene zusätzliche PST Dateien anlegen und Mails dort hinschieben.
Mailstore ist ja ganz OK - Produziert jedoch eine Menge Dupes - Besonders wenn das Postfach öfter umstrukturiert wird.
Am Einfachsten geht noch. Journal-User mit eigener Datenbank / Postfach anlegen.
Journalfunktion der anderen Datenbanken einschalten.
Hilft auch wenn sich User eigene zusätzliche PST Dateien anlegen und Mails dort hinschieben.
Mailstore ist ja ganz OK - Produziert jedoch eine Menge Dupes - Besonders wenn das Postfach öfter umstrukturiert wird.
Zitat von @yumper:
Wenn S/Mime end.to.end Verschlüsselung im Spiel ist, kann man eh alles vergessen. Da hilft auch kein Mailstore Programm.
Am Einfachsten geht noch. Journal-User mit eigener Datenbank / Postfach anlegen.
Journalfunktion der anderen Datenbanken einschalten.
Hilft auch wenn sich User eigene zusätzliche PST Dateien anlegen und Mails dort hinschieben.
Mailstore ist ja ganz OK - Produziert jedoch eine Menge Dupes - Besonders wenn das Postfach öfter umstrukturiert wird.
Wenn S/Mime end.to.end Verschlüsselung im Spiel ist, kann man eh alles vergessen. Da hilft auch kein Mailstore Programm.
Am Einfachsten geht noch. Journal-User mit eigener Datenbank / Postfach anlegen.
Journalfunktion der anderen Datenbanken einschalten.
Hilft auch wenn sich User eigene zusätzliche PST Dateien anlegen und Mails dort hinschieben.
Mailstore ist ja ganz OK - Produziert jedoch eine Menge Dupes - Besonders wenn das Postfach öfter umstrukturiert wird.
Kannst du das mal genauer Ausführen . Entweder verstehe ich dich falsch oder das ist quatsch. Hab bissl das Gefühl das du das noch nicht praktisch mit Mailstore gearbeitet hast.
Und rechtssicher ist deine Version auch nicht ...
Gruss
Mailstore hat 2 Funktionen -
1. Sichern aller ein und ausgehenden Mails über eine Mailproxy - Ist nichts anderes als Exchange-Journal
2. Archivierung der einzelnen Postfächer zur besseren Suche besonders in Attachements.
Wenn sich da die Ordnerstruktur ändert usw. wird nur hinzugefügt jedoch nicht synchronisiert.
Beispiel
Mail geht Im Outlook an Posteingang - Wird nach 1 Woche in Unterordner 1 verschoben - Nach 6 Monaten wird Ordner 1 in Ordner 2 umbenannt.
Was macht Mailstore - Legt die Mail 3 mal an, wenn der User nichts löschen darf.
1. Sichern aller ein und ausgehenden Mails über eine Mailproxy - Ist nichts anderes als Exchange-Journal
2. Archivierung der einzelnen Postfächer zur besseren Suche besonders in Attachements.
Wenn sich da die Ordnerstruktur ändert usw. wird nur hinzugefügt jedoch nicht synchronisiert.
Beispiel
Mail geht Im Outlook an Posteingang - Wird nach 1 Woche in Unterordner 1 verschoben - Nach 6 Monaten wird Ordner 1 in Ordner 2 umbenannt.
Was macht Mailstore - Legt die Mail 3 mal an, wenn der User nichts löschen darf.
Zitat von @yumper:
Mailstore hat 2 Funktionen -
1. Sichern aller ein und ausgehenden Mails über eine Mailproxy - Ist nichts anderes als Exchange-Journal
2. Archivierung der einzelnen Postfächer zur besseren Suche besonders in Attachements.
Wenn sich da die Ordnerstruktur ändert usw. wird nur hinzugefügt jedoch nicht synchronisiert.
Beispiel
Mail geht Im Outlook an Posteingang - Wird nach 1 Woche in Unterordner 1 verschoben - Nach 6 Monaten wird Ordner 1 in Ordner 2 umbenannt.
Was macht Mailstore - Legt die Mail 3 mal an, wenn der User nichts löschen darf.
Mailstore hat 2 Funktionen -
1. Sichern aller ein und ausgehenden Mails über eine Mailproxy - Ist nichts anderes als Exchange-Journal
2. Archivierung der einzelnen Postfächer zur besseren Suche besonders in Attachements.
Wenn sich da die Ordnerstruktur ändert usw. wird nur hinzugefügt jedoch nicht synchronisiert.
Beispiel
Mail geht Im Outlook an Posteingang - Wird nach 1 Woche in Unterordner 1 verschoben - Nach 6 Monaten wird Ordner 1 in Ordner 2 umbenannt.
Was macht Mailstore - Legt die Mail 3 mal an, wenn der User nichts löschen darf.
So passt es
Journal haben wir auch im Einsatz.
Bei den Usern ist es so, das wir das Jahresmäßig archivieren. Danach werde die archivierten Mails auch aus dem Produktivsystem entfernt.
Daher haben wir das Prob mit den Duplies nicht.
Gruss
Hi,
Mailstore arbeitet mit der Deduplizierung, sodass die Mail tatsächlich nur einmal gespeichert wird.
Mailstore arbeitet mit der Deduplizierung, sodass die Mail tatsächlich nur einmal gespeichert wird.
Hallo zusammen. Ich habe mitlerweile herausgefunden, dass es das so genannte "Beweissischerungsverfahren" in der Exchange Cloud gibt. Dort lässt sich auch einstellen, dass die Daten im extremsten Fall unlimited aufbewahrt werden können.
Es wird alles archiviert. Auch wenn der Benutzer Daten aus seinem Postfach löscht.
Aktivierbar über Azure Active Directory oder per Powershell :Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true
Vielleicht hilft es anderen weiter.
Freundliche Grüße
Es wird alles archiviert. Auch wenn der Benutzer Daten aus seinem Postfach löscht.
Aktivierbar über Azure Active Directory oder per Powershell :Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true
Vielleicht hilft es anderen weiter.
Freundliche Grüße
Zitat von @arccos:
Hallo zusammen. Ich habe mitlerweile herausgefunden, dass es das so genannte "Beweissischerungsverfahren" in der Exchange Cloud gibt. Dort lässt sich auch einstellen, dass die Daten im extremsten Fall unlimited aufbewahrt werden können.
Es wird alles archiviert. Auch wenn der Benutzer Daten aus seinem Postfach löscht.
Aktivierbar über Azure Active Directory oder per Powershell :Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true
Vielleicht hilft es anderen weiter.
Freundliche Grüße
Hallo zusammen. Ich habe mitlerweile herausgefunden, dass es das so genannte "Beweissischerungsverfahren" in der Exchange Cloud gibt. Dort lässt sich auch einstellen, dass die Daten im extremsten Fall unlimited aufbewahrt werden können.
Es wird alles archiviert. Auch wenn der Benutzer Daten aus seinem Postfach löscht.
Aktivierbar über Azure Active Directory oder per Powershell :Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true
Vielleicht hilft es anderen weiter.
Freundliche Grüße
Das Beweissicherungsverfahren ist für eine GDPdU Konforme Archivierung nicht geeignet. Microsoft behauptet dies zwar aber im Endeffekt kann dein/euer Finanzamt ohne gültige Zertifizierung die Lösung ablehnen. Daher gibt es Software wie Mailstore. Ich persönlich würde ja keine Lösung einsetzen die funktionieren kann aber nicht muss
.Grüße
Das war einmal 
es gab ja mal xdupes
es gab ja mal xdupes
Dem Finanzamt interessieren keine Emails - Wenn dann ist es der Zoll oder der Staatsanwalt.
Das Finanzamt will eine revisiionssichere Buchhaltung. Das beinhaltet keine Emails.
Das Finanzamt will eine revisiionssichere Buchhaltung. Das beinhaltet keine Emails.
Das kann Exchange 2016 Standard on promise auch
Zitat von @yumper:
Dem Finanzamt interessieren keine Emails - Wenn dann ist es der Zoll oder der Staatsanwalt.
Das Finanzamt will eine revisiionssichere Buchhaltung. Das beinhaltet keine Emails.
Dem Finanzamt interessieren keine Emails - Wenn dann ist es der Zoll oder der Staatsanwalt.
Das Finanzamt will eine revisiionssichere Buchhaltung. Das beinhaltet keine Emails.
Ich hoffe du hast keine beratende Funktion. Das ist so pauschal einfach falsch. Emails die ein Geschäft vorbereiten, ankündigen oder abschließen sind auf jeden Fall zu archivieren und zwar ganz genau nach den gleichen Vorgaben wie das bei der Buchhaltung der Fall ist. Unveränderbar, Vollständig, Nachvollziehbar usw.
P.S.: Das ist ab 01.01.2017 gültig.
Grüße
